وتأتي إجراءات الهيئة بداية الأسبوع لاتباع النظام السابق بإيعاز مقدمي خدمات إفطار الصائمين للتعاقد مع الشركات المعتمدة من قبل الهيئة والمتوفر فيها الشروط والمتطلبات لكي يتمكنوا من توفير الوجبات الغذائية المطلوبة وبحسب عدد الصائمين لأصحاب السفر في المسجد النبوي.
تهيئة السقيا
توقعت الهيئة من خلال ورشة عمل أن يصل عدد وجبات الإفطار التي سيتم توزيعها على الصائمين في المواقع المخصصة للإفطار في المسجد والساحات أكثر من 8.5 ملايين وجبة على مدى أيام شهر رمضان، إضافة إلى أكثر من 45 مليون مستفيد من خدمات سقيا مياه زمزم التي تشمل توزيع 2.5 مليون عبوة مياه زمزم المعبأة والمخصصة لسقيا المصلين في الحرمين الشريفين، وكذلك توزيع كاسات الشرب في 18 ألف حافظة مياه زمزم وفق برنامج زمني في أرجاء المسجد النبوي، فضلًا عن تهيئة 1205 نافورات مياه للسقيا موزعة في أرجاء الساحات الخارجية للمسجد.
تعبئة وتغليف
وضعت الهيئة مجموعة من الطلبات على شركات الإعاشة تمثلت في أن تمتلك شركة الإعاشة مقرًا داخل نطاق المدينة المنورة من خلال رخصة الإنشاء وتكون شركة الإعاشة من متعهدي الإعاشة للحج والعمرة وتحمل تراخيص سجلات سارية المفعول وتكون مساحتها مع المرافق التابعة لها لا تقل عن 600م2 وتتوفر لدى الشركة مواقع مخصصة ومهيأة للتعبئة والتغليف لا تقل عن 65م3 وتوفير سيارات مرخصة ومخصصة لنقل الوجبات مبردة تحفظ على البرودة من 7-10 درجات مئوية بما لا يقل عن ثلاث سيارات مع توفير عوازل شفافة داخل البرادات لعزل الهواء الخارجي للمحافظة على التبريد مع إرفاق صور للسيارات، كما اشترطت الهيئة أن تكون الشركة حاصلة على شهادة نظام تحليل المخاطر ونقاط التحكم وحاصلة على شهادة الجودة والخبرة في مجال الإعاشة وتقديم ما يثبت خلو سجل الشركة من المخالفات خلال العامين السابقين بإرفاق التقرير كما يكون العاملون بالشركة من الكوادر البشرية المدربة والحاصلة على الشهادات الصحية المعتمدة لممارسة النشاط، وأن تتوفر لدى الشركات عربات مخصصة لنقل الوجبات من الاستال ستيل، كما تلتزم الشركة بتقديم ما يثبت صحة المتطلبات السابقة بحيث ترفع الطلبات بداية الأسبوع القادم.
